Agile und effektive Umsetzung von Vorhaben

Agilität Effektivität PlanungIm Beitrag zum zmarTWay Masterplan Konzept habe ich umrissen, wie man von einer Vision über die Definition einer Mission und Strategie zu Zielen kommt, die es im Anschluss umzusetzen bzw. zu erreichen gilt. Hier möchte ich nun auf sinnvolle Konzepte eingehen, die eine effektive Umsetzung von Maßnahmen ermöglichen, um definierte Ziele bzw. Soll-Zustände zu erreichen.

Agilität

Im technologie- und wissensbasierten Umfeld sind viele Vorhaben so komplex und so stark von sich verändernden Rahmenbedingungen geprägt, dass es praktisch nicht möglich ist, sämtliche zur erfolgreichen Umsetzung notwendigen und sinnvollen Aktivitäten und Ergebnisse vorauszuplanen und dabei alle Eventualitäten zu berücksichtigen.
In etlichen Organisationen wird nach wie vor an der Theorie festgehalten, es ließen sich zu Beginn eines Vorhabens alle Inhalte und Abläufe spezifizieren und sämtliche Randbedingungen dafür fixieren.
In der Realität gelingt das ab einer gewissen Größe und Komplexität der Vorhaben regelmäßig nicht.
Oft wird dies bereits vorhergesehen. Es werden daher ebenfalls im Voraus zusätzlich aufwändige und komplexe Verfahren für den Umgang mit Änderungen spezifiziert. Damit wird die ursprünglich fixierte Planung bereits relativiert und der darauf verwendete Aufwand in Frage gestellt.
Einerseits werden potentielle Risiken bewusst ignoriert und damit erhebliche Risiken in Kauf genommen (sog. „best case Planung“), andererseits werden mögliche Unwägbarkeiten präventiv eingeplant und manche Vorhaben damit schon vor Beginn unmöglich oder sinnlos gemacht.
Eine zusätzliche Problematik ergibt sich, wenn derartige Planungen Bestandteil von verbindlichen Vereinbarungen werden.

In der Praxis bewähren sich Ansätze, die agilen Prinzipien folgen, regelmäßig besser zur Abwicklung von umfangreichen und komplexen Vorhaben.
Die Fähigkeit, flexibel, anpassungsfähig und aktiv mit Veränderungen und Unsicherheiten umzugehen, stellt einen wesentlichen Erfolgsfaktor für solche Vorhaben dar.
Ich werde in einem separaten Beitrag noch detaillierter auf die relevanten Grundprinzipen

  • iterative Konkretisierung
  • inkrementelle Fertigstellung
  • Offenheit für Veränderungen
  • stetige Rückkopplung und Verbesserung
  • Flexibilität von Prozessen
  • usw.

eingehen.
In diesem Beitrag möchte ich mich auf die konkrete Anwendung agiler Prinzipien für die erfolgreiche Umsetzung von Vorhaben beschränken.

Effektivität

Effektivität ist ein Maß für die Wirksamkeit von Handlungen oder den Grad bzw. die Qualität der Zielerreichung.

In einem separaten Beitrag werde ich noch näher auf den Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz eingehen und den gemeinsamen Bezug zur Produktivität darstellen.
In diesem Beitrag möchte ich mich darauf beschränken, effektivitätssteigernde Konzepte für die Umsetzung von Vorhaben darzustellen. D.h. es geht hier vor allem darum, wie erfolgswirksame Maßnahmen identifiziert und sinnvoll umgesetzt werden können.

Vom Ziel zu Aufgaben und wieder zurück

Der im Beitrag zum zmarTWay Masterplan Konzept dargestellte Prozess zur Herleitung sinnvoller Ziele bzw. Soll-Zustände endet mit der Definition von Missionen bzw. Strategien. Diese gilt es es nun weiter zu konkretisieren und daraus abarbeitbare Aufgaben bzw. Handlungsschritte abzuleiten.

Zur Vereinheitlichung des Sprachgebrauchs bietet es sich an dieser Stelle an, drei Begriffe in Anlehnung an das Scrum Framework zu definieren.

  • Sprints
    Ein Sprint ist ein Arbeitsabschnitt, für den im voraus im Detail geplant wird.
  • Epics
    Ein Epic ist ein Ziel, das zu umfangreich oder zu komplex ist, um innerhalb eines Sprints realisiert zu werden.
    Typische Epics definieren eine Mission oder eine Strategie.
  • Stories
    Eine Story ist ein Ziel, das realistisch innerhalb eines Sprints umgesetzt werden kann.

Im Sinne einer iterativen Konkretisierung und inkrementellen Fertigstellung wird das gesamte Vorhaben betrachtet als eine Aneinanderreihung von Sprints, in denen jeweils

  1. die übergeordnete grobe Zielsetzung und Planung soweit konkretisiert wird, dass klar ist, was innerhalb des Sprints erreicht werden soll,
  2. festgelegt wird, welche Aktivitäten dazu durchgeführt und welche Ergebnisse produziert werden sollen,
  3. die geplanten Maßnahmen umgesetzt werden und
  4. bewertet wird,
    • ob die für den jeweiligen Sprint definierten Ziele erreicht wurden und welche Maßnahmen sich ggf. daraus für den nächsten Sprint ergeben und
    • ob die Art und Weise der Bearbeitung der für den jeweiligen Sprint definierten Aktivitäten weiter verbessert werden kann, um die angestrebten Ziele im nächsten Sprint noch effektiver bzw. effizienter zu erreichen.

Sprints

Ein Sprint ist einer von mehreren Arbeitsabschnitten eines Vorhabens, auf dem der aktuelle Fokus liegt.

Sprints folgen im Rahmen eines Vorhabens zeitlich unmittelbar aufeinander und verfolgen jeweils ein in sich geschlossenes Ziel. D.h. am Ende jedes Sprints liegt ein zu Beginn des Sprints definiertes Ergebnis vor.

Sinnvolle Sprint-Dauern liegen je nach Vorhaben zwischen ein und vier Wochen.

Zu Beginn jedes Sprints werden Sprint-Ziele in Form von Stories definiert und zu deren Abarbeitung notwendige bzw. sinnvolle Aufgaben geplant.

Während des Sprints wird regelmäßig — typischerweise täglich — der aktuelle Stand der Aktivitäten und Ergebnisse beleuchtet und falls notwendig korrigierende Maßnahmen eingeleitet.
Ebenfalls täglich wird festgelegt, was im Laufe des Tages von wem erledigt werden soll.

Am Ende des Sprints wird überprüft, ob das zu Beginn des Sprints definierte Ziel erreicht wurde. Im positiven Fall sind die im Rahmen des Sprints bearbeiteten Stories damit abgeschlossen. Falls nicht, ergeben sich daraus Inputs für zukünftige Sprints.
Außerdem wird überprüft, ob bzgl. der im Rahmen des Sprints praktizierten Arbeitsweise Verbesserungspotentiale erkennbar sind. Maßnahmen, die zukünftige Sprints effektiver oder effizienter gestalten können, werden als zusätzliche Ziele für kommende Sprints aufgenommen.

Stories und Epics

Eine Story bzw. ein Epic beschreibt ein Ziel in formalisierter Alltagssprache.
In der Form

[Als <Rolle>] möchte ich <Ergebnis>, um <Nutzen>.

wird beschrieben, wer welches Ergebnis möchte und warum.

Die Angabe der Rolle ist optional und dann sinnvoll, wenn Ziele aus verschiedenen Blickwinkeln formuliert werden.

Die Formulierung eines Nutzens als Begründung für das angestrebte Ergebnis ist essentiell für die sinnvolle Einordnung des Ziels in einen größeren Zusammenhang, stellt die Motivation für die Formulierung des Ziels klar und hilft bei der Priorisierung konkurrierender Stories.

Eine Story kann im Unterschied zu einem Epic sicher innerhalb eines Sprints abgearbeitet werden und Bedarf nur noch der Zerlegung in geeignete Aufgaben.
Ein Epic stellt ein komplexeres Ziel auf höherer Abstraktionsebene dar und zerfällt nicht nur in Aufgaben sondern ggf. auch in weitere untergeordnete Stories oder Epics. Die Abarbeitung eines Epics erstreckt sich daher im allgemeinen über mehrere Sprints.

Aufgaben

Aufgaben sind Arbeitseinheiten, die innerhalb eines Tages abgearbeitet werden.

Umfang und Komplexität von Aufgaben können ziemlich unterschiedlich sein. Manche sind in wenigen Minuten vollständig erledigt, andere ziehen sich — ggf. mit Unterbrechungen, Wartephasen oder Pausen — über den ganzen Tag hin. Es bietet sich daher ggf. an, Aufgaben weiter in einzelne am Stück zu erledigende Handlungsschritte zu unterteilen.

Handlungsschritte

Handlungsschritte werden grundsätzlich sequenziell und ohne Unterbrechung abgearbeitet. Es gilt daher im Rahmen einer roulierenden oder regelmäßigen Planung lediglich eine geeignete Reihenfolge von zu erledigenden Handlungsschritten festzulegen.
Weshalb von einer parallelen Arbeit an Handlungsschritten generell abzuraten ist und wie eine sinnvolle Sequenz unter Berücksichtigung verschiedener Kriterien wie z.B. Priorität, Aufwand, Ort usw. festgelegt werden kann, erläutere ich in separaten Beiträgen noch genauer.

Routinen

Aktivitäten, die sich mehrfach wiederholen, werden als Routinen bezeichnet.

Ein wesentliches Kennzeichen von Routinen ist, dass es sich um eine Abfolge von Aktivitäten handelt, die einem weitgehend starren Schema folgen und üblicherweise keine unbekannten Herausforderungen produzieren, für die neue Lösungsansätze gefunden werden müssen.
Es sind erprobte Aktivitätsmuster, die nahezu unverändert immer wieder in vergleichbaren Situationen angewandt werden können.

Ein wesentlicher Vorteil solcher Aktivitätsmuster liegt auf der Hand. Sie sind hocheffizient, weil sofort mit der Abarbeitung begonnen werden kann und nicht erst eine Handlungsstrategie entwickelt werden muss. Auch während der Durchführung ist meist keine wesentliche mentale Kraftanstrengung nötig.

Routinen sind daher gut geeignet, mittels entsprechender Werkzeuge und Hilfsmittel automatisiert oder delegiert zu werden.

Routinen können regelmäßig oder durch bestimmte Trigger initiiert werden.

Eine Gefahr beim Abruf solcher Routinen besteht allerdings darin, durch zu engen Fokus auf die vorgegebene Handlungsabfolge die Wahrnehmung des Gesamtzusammenhangs zu vernachlässigen.
Bei der Abarbeitung von Routinen sollte daher stets auf eventuelle Veränderungen der Rahmenbedingungen geachtet werden, die eventuell das Umschalten in einen kreativeren und reflektierteren Modus verlangen.

Engpass

Aufgaben bzw. Handlungsschritte sind die operativen Elemente eines Sprints. Sie stellen durch ihren Bedarf an Ressourcen den limitierenden Faktor bzgl. des Durchsatzes je Sprint dar.
Dieser bewusste Engpass transformiert die theoretisch für einen Sprint formulierbaren Ansprüche und Ziele in ein realistisch umsetzbares Konzept.

Die für einen Sprint zur Verfügung stehende Kapazität an Ressourcen jeder Art — z.B. Personen mit bestimmten Qualifikationen, Werkzeuge, finanzielle Mittel, usw. — begrenzt die Menge an durchführbaren Aufgaben und damit zu erreichender Ziele (Stories).
Es ist wichtig, diesen spezifischen Engpass bei der Planung jedes Sprints zu berücksichtigen.

Das Bewusstsein über die zur Verfügung stehenden Ressourcen und deren möglichst effektive Verwendung innerhalb eines Sprits ist ebenso wichtig wie die Auswahl sinnvoller innerhalb des Sprints abzuarbeitender Stories. Die Kunst einer guten Sprint-Planung ist es daher, diese beiden Aspekte möglichst sinnvoll in Einklang zu bringen.

Um den für eine solche Planung investierten Aufwand nicht wieder zunichte zu machen, sollte sich während des überschaubar kurzen Zeitraums eines Sprints weder die Auswahl noch die Spezifikation der gewählten Stories (sog. Scope) noch die zur Verfügung stehenden Ressourcen ändern.
Sollte sich eine dieser beiden wesentlichen Randbedingungen im Laufe eines Sprints nennenswert ändern, wird üblicherweise eine unmittelbare Neuplanung oder der Abbruch des Sprints notwendig.

In einem separaten Beitrag gehe ich noch genauer auf sinnvolle Verfahren zur aspekt- und prioritätsorientierten Sprint-Planung ein.

Aspekte

Um inhaltlich zusammenhängende Epics, Stories, Aufgaben und Handlungsschritte in einem sie verbindenden Kontext betrachten zu können, bietet sich die Definition von Aspekten an.

Ein Aspekt ist ein bestimmter Blickwinkel auf eine Menge von Informationen, Zielen und Maßnahmen.
Aspekte helfen dabei, nur auf die in einem bestimmten Kontext relevanten Sachverhalte aus einer ansonsten komplexen und großen Menge zu fokussieren. Es ist sozusagen ein Filter, der nur die in einer bestimmten Situation benötigten Elemente sichtbar macht.
Dieser Ansatz folgt den zmarTWay Grundprinzipien Vereinfachung und Fokus.

Ich nutze z.B. regelmäßig folgende Aspekt-Typen, um mich jeweils optimal auf in einem bestimmten Kontext stehende Ziele konzentrieren zu können:

  • Vorhaben, z.B.
    • Projekte,
    • Herausforderungen,
    • Fälle,
    • Kampagnen,
    • Chancen,
    • usw.
  • Organisationen,
  • Fachbereiche,
  • Beziehungen, z.B. zu
    • Firmen,
    • Kreisen,
    • Personen,
  • Verträge,
  • Orte,
  • Dinge,
  • usw.

Einzelne Aspekte können auf niedrigster Ebene Aufgaben und Informationen in einem Zusammenhang bündeln. Im Sinne der Vereinfachung durch Abstraktion ist es je nach Komplexität ratsam, Aspekten auch den Aufgaben übergeordnete Stories bzw. Epics zuzuordnen und diese zu priorisieren. So kann z.B. im Rahmen der Sprint-Planung eine für die Erreichung der relevanten Ziele sinnvolle Auswahl an Stories getroffen werden.

Definieren Sie Aufgaben im Kontext Ihrer Ziele

Aspekte definieren

Definieren Sie für Sie relevante Aspekte.
Folgen Sie dabei keinem vorgegebenen Schema, sondern machen Sie sich klar, welche Aspekte für Ihre Zufriedenheit und Ihren Erfolg wichtig sind.

Fragen Sie sich z.B., welche Vorhaben für Sie oder Ihre Organisation von größter Bedeutung sind.
Machen Sie sich klar, welche Organisationen, Fachbereiche oder Rollen Sie weiterentwickeln möchten.
Gehen Sie in Gedanken Ihre Beziehungen zu Firmen, Kreisen und Personen durch und erkennen Sie die, bei denen Handlungsbedarf besteht.

Aspekte, für die Ihnen spontan Ziele und Wünsche einfallen, sind sicherlich gute und wichtige Aspekte.
Andere können nützlich sein, um lediglich einen Kontext für Informationen und Aktivitäten zu bilden, auf den bei bedarf der Fokus gesetzt werden kann (z.B. Orte, Situationen o.ä.).

Aspekte können selbstverständlich zur Reduktion der Komplexität und zur Vereinfachung durch Abstraktion hierarchisch organisiert sein.

Die Festlegung relevanter Aspekte ist kein einmaliger Vorgang, sondern ein kontinuierlicher Prozess, bei dem die für Sie gültige Menge relevanter Aspekte zumindest regelmäßig überprüft wird.

Ziele festlegen

Für umfangreiche bzw. komplexe Aspekte erstellen Sie einen kompletten Masterplan, d.h. Sie starten mit der Formulierung Ihrer Vision.
Je nach Abstraktionsebene und Abgrenzung von Aspekten kann es ausreichend sein, den heutigen und den zukünftigen Zustand in jeweils wenigen Sätzen darzustellen.
Für triviale Aspekte oder falls die Vision von außen vorgegeben ist, kann die Formulierung einer Vision und die Gap-Analyse überflüssig sein.

Formulieren Sie Mission Statements (was erreicht werden soll und warum) und Strategien (wie es erreicht werden soll und warum) als Stories bzw. Epics.

Priorisieren

Priorisieren Sie top down.
Nutzen Sie ein für Sie geeignetes Priorisierungssystem, um zunächst Aspekte bzw. Masterpläne gegeneinander zu priorisieren.

Bewerten Sie dann die Wichtigkeit und Dringlichkeit einzelner Stories und Epics für die einzelnen Aspekte. Sind einzelne Stories oder Epics mehreren Aspekten zugeordnet (was durchaus vorkommen und sinnvoll sein kann), ist die jeweils höhere Priorität maßgeblich.

Diese Priorisierung stellt eine elementare Voraussetzung für eine sinnvolle Auswahl von Stories für einen zu planenden Sprint dar.

Erfahrungsgemäß ist es sinnvoll, sich auf jeder Ebene (Aspekte, Epics, Stories) auf drei bis sieben Elemente zu konzentrieren. Weitere Einzelheiten zu sinnvoller Priorisierung und dafür geeignete Konzepte stelle ich in einem separaten Beitrag vor.

Beachten Sie, dass eine Priorisierung auf Aufgaben-Ebene nicht notwendig und im Sinne der zmarTWay Philosophie nicht sinnvoll ist. Falls Sie schon einmal versucht haben, zahlreiche Aufgaben in einem komplexen Tätigkeitsumfeld — z.B. mittels sog. Todo-Listen — gegeneinander zu priorisieren, werden Sie wissen, wovon ich rede.

Terminieren

Sofern externe zeitliche Voraussetzungen für die Erledigung von Stories oder Epics bestehen, setzen Sie die End-Termine entsprechend fest.

Falls Sie es Ihrerseits als notwendig erachten, legen Sie ebenfalls End-Termine für Stories bzw. Epics fest. Das kann z.B. zu Synchronisationszwecken oder um Nutzen aus geeignetem Timing ziehen zu können sinnvoll sein.

Schätzen

Im nächsten Schritt geht es darum, die für jede Story notwendigen Ressourcen — meist Aufwände, oft aber auch Kosten oder z.B. Werkzeuge — möglichst realistisch abzuschätzen.

Hierzu existieren zahlreiche mehr oder weniger etablierte und zielführende Verfahren. Auf einige aus meiner Sicht besonders hilfreiche gehe ich in einem separaten Beitrag genauer ein.

Planen

Nun sind alle Voraussetzungen gegeben, um zumindest den nächsten Sprint ausreichend detailliert zu planen.

Sie wissen, welche Stories am wichtigsten und am dringendsten sind. Sie wissen, was wann fertiggestellt sein muss. Und Sie wissen, welche Ressourcen dazu notwendig sind.

Demnach können Sie nun diejenigen Stories für den anstehenden Sprint auswählen, die Ihren Zielen insgesamt am zuträglichsten sind und sich im Rahmen Ihrer vorhandenen Kapazitäten realisieren lassen.

Für diese ausgewählten Sprints findet dann eine weitere Verfeinerung der Planung statt, in der einzelne Aktivitäten und Zwischenergebnisse definiert werden.

Im Rahmen der täglichen Routine wird wie bereits erläutert jeweils der aktuelle Stand der Aktivitäten und Ergebnisse beleuchtet, falls notwendig korrigierende Maßnahmen eingeleitet und festgelegt, was im Laufe des Tages von wem erledigt werden soll.

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