Aspektorientierte Organisation

Aspektorientierung

Aspektorientierung

Aspektorientierte Organisation in Form einer aspektorientierten Ablage kann Ihre Effektivität schon signifikant steigern. Aspektorientiertes Denken und Handeln macht sie noch produktiver und erfolgreicher. Und was können Sie erst mit einer komplett aspektorientierten Organisation erreichen?

Aspektorientierung

Unter Aspektorientierung ist die ausschnittsweise Betrachtung eines Konstrukts im Hinblick auf einen isolierten Aspekt zu verstehen.
D.h., das Konstrukt wird nicht holistisch betrachtet, sondern es wird bewusst auf die für einen einzelnen Aspekt relevanten Informationen reduziert.

Durch diesen nach dem »divide et impera«-Prinzip gesetzten Fokus werden zum Zeitpunkt der Betrachtung nicht relevante Informationen ausgeblendet. Umfang und Komplexität des Konstrukts reduzieren sich somit auf ein besser beherrschbares Maß, ohne für den Aspekt wesentliche Informationen auszublenden.

Es geht dabei nicht um Vereinfachung durch hierarchische Abstraktion oder Modularisierung, sondern um Reduktion des Betrachtungsumfangs durch Einschränkung bzw. Filterung über alle Abstraktionsebenen und Objektgrenzen hinweg. Man betrachtet komplexe Sachverhalte sozusagen nur aus einem bestimmten Blickwinkel bzw. durch einen entsprechenden Filter.

Komplexe Konstrukte lassen sich oft erst durch wechselnde Fokussierung auf verschiedene Teilaspekte sinnvoll organisieren bzw. vollständig verstehen oder bearbeiten. Anstatt ein solches Konstrukt in seiner gesamten Komplexität zu erfassen, werden verschiedene Aspekte isoliert bearbeitet und sind dadurch leichter beherrschbar.

Das menschliche Gehirn ist sehr gut auf die aspektorientierte Betrachtung ausgerichtet.
Es ist allerdings generell schwierig, physische Systeme wie z.B. Ablagen oder Notizbücher aspektorientiert zu organisieren. Digitale Systeme haben hier signifikante Vorteile.

Aspektorientierte Ablage

Ineffiziente Verwaltung von Dokumenten und Informationen ist ein wesentlicher produktivitäts- und erfolgsmindernder Faktor für Gestalter und Entscheider.
Überflüssiger Aufwand für die Suche von relevanten Informationen und Dokumenten in nicht optimal organisierten Ablagesystemen mindert die Effektivität von Vorgängen signifikant.

Durch unmittelbare Einordnung jedes erfassten Elements in eine effektive Struktur wird sichergestellt, dass

  • man sich zunächst nicht weiter damit befassen muss und
  • es sich später — wenn inhaltlich notwenig oder zu einem dafür geeigneten Zeitpunkt — wieder schnell und zuverlässig auffinden lässt.

Ablegen ist leicht – wieder finden nicht immer

Nicht jede Information und jedes Dokument kann kontinuierlich präsent sein. Auch wenn manche Schreibtische und Computer-Desktops den Anschein erwecken, dass deren Nutzer diesen Zustand anstreben, ist es ein Irrglaube, dass ein andauerndes präsent halten von Informationen die Verfügbarkeit erhöht. Die mit der Zeit steigende Menge an Informationen und die fehlende Struktur lässt solche Ansammlungen immer unübersichtlicher werden und reduziert damit die Verfügbarkeit dramatisch. Ohne Struktur und Abstraktion sind Sie irgendwann nur noch am Suchen.

Deshalb ist es ja auch durchaus üblich, umfangreiche Informationssammlungen in strukturierten Systemen abzulegen. Wir alle kennen die klassischen Mappen, Ordner, Regale und Archive — sowohl aus der physischen als auch aus der digitalen Welt.

In solchen Systemen ist es üblich, einerseits hierarchisch (Mappen in Ordnern, Ordner in Schränken, Schränke in Räumen usw.) und andererseits nach einem bestimmten Ordnungskriterium abzulegen. Aber legt man nun einen Ordner für jeden Geschäftspartner an oder z.B. einen für Verträge mit allen Geschäftspartnern? Und kommen Versicherungsverträge in einen Vertragsordner, in einen Ordner für den jeweiligen Geschäftspartner, zum versicherten Objekt oder in einen separaten Ordner? Gibt es einen separaten Ordner für Schriftverkehr oder einen für jedes Projekt oder kommt der Schriftverkehr auch in den jeweiligen Ordner für den Vertragspartner? Was ist mit Belegen und Rechnungen? Eigene Ordner? Alles in einen für den Steuerberater? Und wenn man dann alle Kosten für das Auto zusammenstellen muss? Oder vielleicht nur die Tankbelege?

Das kann ziemlich unübersichtlich und ineffektiv werden — besonders wenn man ein solches Ablagesystem nicht alleine, sondern gemeinsam mit anderen nutzt.
Hat er den Garantiebeleg für den Computer unter Belege, unter Computer, unter dem Computer-Hersteller oder unter dem Lieferanten abgelegt? Oder gibt es einen separaten Ordner für Garantiebelege? Hat Sie das Schreiben der Versicherung zusammen mit den beigefügten aktualisierten Versicherungsbedingungen oder getrennt abgelegt? Im Versicherungs-Ordner, unter Schriftverkehr oder im Rechnungs-Ordner? Oder vielleicht doch bei der Versicherungsgesellschaft? Chronologisch oder alphabetisch?

Derartige Fragen sind typisch für eindimensionale Strukturen und zeigen deren wesentliche Defizite auf. Sie funktionieren nur in Verbindung mit einem umfangreichen und starren Regelwerk, an das sich alle Beteiligten akribisch halten müssen. Jede Abweichung — bewusst oder versehentlich — erzeugt Fehler und zusätzliche Aufwände.

Ablegen und Wiederfinden als Effektivitätsfaktor

Wissensarbeiter verbringen erfahrungsgemäß einen erheblichen Teil Ihrer Zeit damit, Dokumente und Informationen nach einem möglichst sinnvollen Schema abzulegen und zu einem späteren Zeitpunkt möglichst effizient wieder zu finden.
Oft wird das Ergebnis eines Vorgangs wesentlich dadurch beeinflusst, die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort zur Verfügung zu haben. Und nicht selten stellt dies einen erheblich limitierenden Faktor dar.

Ich kann daher nur schwer nachvollziehen, weshalb sich viele Menschen nach wie vor mit den Einschränkungen und Nachteilen starrer eindimensionaler Ablagesysteme abfinden und das Potential zur Steigerung der eigenen Effektivität bzw. der Produktivität Ihrer Organisation nicht erkennen.

Und wir haben hier bisher nur das reine Ablegen und Wiederfinden betrachtet. Über die Folgen versäumter Fristen, aus den Augen verlorene Vorgänge und Zusammenhänge und die gesamte Problematik der Planung und Überwachung aller mit abgelegten Informationen verbundener Aktivitäten (z.B. Wiedervorlage, Delegationsüberwachung, usw.) haben wir hier noch gar nicht gesprochen.

Lassen Sie sich beim Ablegen und Wiederfinden nicht von einem antiquierten System einschränken. Gestalten Sie Ihr System mit Hilfe moderner Hilfsmittel so, wie Sie es zur effektiven und erfolgreichen Erledigung Ihrer Aufgaben brauchen.

Vorteile digitaler Systeme

Da es für physische Dokumente immer nur einen Ablageort aber zahlreiche Suchansätze gibt, ist es viel wahrscheinlicher, etwas nicht zu finden, als etwas zu finden.

Theoretisch könnte man natürlich für jeden potentiellen Suchansatz Kopien anfertigen und entsprechend redundant ablegen, in der Praxis lässt sich ein solches Konzept allerdings nicht sinnvoll umsetzen und auf dem Laufenden halten.

Hier kann man deutliche Vorteile digitaler Ablagesysteme ausnutzen, um Ablage- und Suchansätze in Einklang zu bringen.

Attribute

Beim erfassen von Informationen kann man beliebig viele Kennzeichen anbringen. Je nach Werkzeug zum Beispiel in Form von Tags, Labels, Schlagworten oder Kategorien.
Bei einer physischen Ablage könnte man Ähnliches zum Beispiel über Aufkleber oder Haftnotizen realisieren. Eine sinnvolle Auswertung der so angebrachten Zusatzinformationen ist in physischen Ablagesystemen allerdings nicht möglich.

Suchen und filtern

Digitale Systeme bieten den einzigartigen Vorteil, nach zuvor angebrachten Attributen suchen bzw. filtern zu können. So lässt sich z.B. eine Darstellung aller in einem bestimmten Kontext relevanten Informationen realisieren. Also z.B. alle Verträge, Belege, Rechnungen und sonstige Schriftstücke zu einem bestimmten Geschäftspartner.

Durch geeignete Kombination von Such- bzw. Filterkriterien lässt sich die Darstellung von Informationen praktisch beliebig anpassen und auf die relevante Menge reduzieren. So ist es z.B. schnell und zuverlässig möglich, alle Rechnungen an einen bestimmten Kunden innerhalb eines bestimmten Zeitraums anzuzeigen. Eine Darstellung aller steuerrelevanten Dokumente für einen bestimmten Zeitraum kann z.B. dieselben Rechnungen enthalten.

Das löst natürlich auch das zuvor beschriebene Problem der unterschiedlichen Suchansätze. Der genannte Garantiebeleg erhält beim Ablagevorgang einfach alle relevanten Attribute (Dokumententyp, Datum, Hersteller, Lieferant, Inventarnummer, usw.) und kann dementsprechend auch über jedes dieser Kriterien gefunden werden.

Über die systematische Lokalisierung von Informationen anhand von vordefinierten Kriterien hinaus erlauben digitale Ablagesysteme meist auch eine Volltextsuche. Dadurch besteht die Möglichkeit, schnell und zielsicher auf Informationen über Suchkriterien zuzugreifen, die zum Zeitpunkt der Ablage noch nicht einmal bekannt sein mussten.
Eine Volltextsuche in einem analogen Ablagesystem ist bereits bei einem recht kleinen Ablageumfang nicht mehr praktikabel.

Produktivität

Ein digitales Ablagesystem

  • ermöglicht die Umsetzung eines aspektorientierten Ablagekonzepts (durch Anwendung unterschiedlicher Attribute sowie Such- bzw. Filterkriterien),
  • ist tolerant hinsichtlich der Anwendung unterschiedlicher Ablage- und Suchansätze,
  • lässt sich flexibel an geänderte bzw. neue Ablage- und Suchkriterien anpassen und erweitern,
  • reduziert Fehler und Aufwände insbesondere bei gemeinschaftlicher Nutzung,
  • macht eine effektive Erfassung und aspektorientierte Ordnung von Dokumenten und Informationen erst möglich,
  • garantiert jederzeit effizienten Zugriff auf im jeweils aktuellen Kontext relevante Dokumente und Informationen

und wirkt damit außerordentlich produktivitätsfördernd — vor allem im Vergleich zu analogen und linearen Systemen.

Der bei der Erfassung von Informationen anfallende Aufwand für die ggf. notwendige Digitalisierung sowie die geeignete Kennzeichnung wird durch den damit geschaffenen Zusatznutzen deutlich überkompensiert.

Wie eine aspektorientierte Ablage funktioniert

Welche Kriterien muss eine aspektorientierte Ablage erfüllen und wie nutzt man sie effektiv und effizient?

Sinnvolle Aspekte definieren

Zunächst gilt es, eine Menge sinnvoller Aspekte zu definieren, nach denen die Ablage organisiert sein soll.
Sinnvoll sind alle Aspekte, die alleine oder in Kombination einen Blickwinkel darstellen, aus dem die in der Ablage vorhandene Menge an Dokumenten und Informationen betrachtet werden können soll.

Bei mir sind das z.B.

  • Dokumententypen (z.B. Vertrag, Beleg, Memo, …)
  • Fristen (z.B. für Wiedervorlagen)
  • Personen, Gruppen und Firmen
  • Fachbereiche (z.B. Vertrieb, Marketing, Recht, …)
  • Vorhaben (z.B. Projekte, Fälle, Kampagnen, …)
  • Ziele (z.B. Missionen, Epics, Stories, …)
  • Sachen (z.B. Immobilie, Auto, Computer, …)
  • usw.

So definiert man eine initiale Menge von Attributen, die jeder Information bei der Erfassung oder bei späterer Durchsicht entsprechend zugeordnet werden können.
Selbstverständlich kann die Menge dieser Aspekte im Laufe der Zeit erweitert und geändert werden. Bei manchen Aspekttypen — z.B. bei konkreten Vorhaben, Zielen oder Sachen — entspricht dies sogar der Regel. Trotzdem macht es Sinn, die initiale Festlegung der Aspekte gewissenhaft und besonnen durchzuführen. Eine spätere Erweiterung, die sich auch auf bereits erfasste Informationen auswirkt, könnte ggf. unerwünschten Nachpflegeaufwand erfordern.

Informationen erfassen

Es ist wichtig, jede anfallende Information in einem vertrauensvollen System zu erfassen und mit entsprechenden Attributen zu versehen, mittels derer sie zu einem geeigneten Zeitpunkt effektiv wieder verfügbar gemacht werden kann.

Diese Erfassung und Kategorisierung muss nicht unmittelbar beim Eingang bzw. beim entstehen der Information stattfinden. Es kann durchaus sinnvoll sein, anfallende Informationen zunächst in einem »Eingangskorb« zu sammeln und dann en bloc — z.B. einmal täglich — zu bearbeiten.

Es ist wichtig, die sich durch ein aspektorientiertes Ablagesystem bietende Freiheit und Flexibilität zu verinnerlichen und anzuwenden, um später die Vorteile effektiv nutzen zu können.
Oft hilft das kurze gedankliche Durchspielen unterschiedlicher späterer Anwendungsfälle, um sinnvolle Attribute für abzulegende Informationen schnell festzulegen.

Erhalte ich z.B. eine Rechnung eines Lieferanten, ordne ich meist neben dem selbstverständlichen Dokumenttyp auch Attribute zu, die eine Beziehung zum Lieferanten, ggf. zum der Rechnung zu Grunde liegenden Vertrag sowie evtl. einem oder mehreren relevanten Vorgängen bzw. Vorhaben herstellen.
Falls ich die Rechnung noch bezahlen muss oder sie andere Aktivitäten notwendig macht, mache ich sie durch Anwendung geeigneter weiterer Attribute — z.B. Fälligkeit, Bearbeitungsstaus, Zeitbedarf, o.ä. — zu einer im geeigneten Kontext zu bearbeitenden Aufgabe.

Erhalte ich z.B. ein Schreiben über eine bevorstehende Beitragserhöhung der Kfz-Versicherung, klassifiziere ich es sowohl als Schriftverkehr als auch als Beleg. Zusätzlich verknüpfe ich es über weitere Attribute mit dem zu Grunde liegenden Versicherungsvertrag, dem Versicherungsunternehmen sowie dem betroffenen Fahrzeug. Mittels weiterer Attribute kennzeichne ich das Schreiben zusätzlich als Aufgabe, ordne es dem Fachbereich Buchhaltung zu und lege es auf einen geeigneten Termin für die Durchführung der Überweisung.

Suchen und finden

Wenn Sie Unterlagen und Informationen wie oben beschrieben erfasst haben, können Sie nun die Früchte Ihres Aufwands ernten.
Sie profitieren nun von der Möglichkeit, aspektorientiert auf Informationen und Dokumente zuzugreifen und damit immer genau die Dinge im Blick zu haben, die im aktuellen Kontext notwendig und nützlich sind.

Falls Sie mit Ihrem Projektteam offene Projektaktivitäten besprechen möchten, fokussieren Sie genau darauf, in dem Sie die Informationen herausfiltern, die mit den Attributen »Projekt XY« und »Aktivität« gekennzeichnet sind. Oder grenzen Sie den Blickwinkel z.B. weiter auf delegierte oder bis zu einem bestimmten Datum fällige Aktivitäten ein.

Benötigen Sie z.B. für einen Monatsabschluss alle im vergangenen Monat gestellten Rechnungen, filtern die auf den Dokumenttyp »Rechnung« und den entsprechenden Zeitraum. Bei Bedarf können Sie z.B. weiter auf Rechnungen an einen bestimmten Kunden filtern.

Für häufig gebrauchte komplexe Filter — z.B. für regelmäßige Meetings oder regelmäßige Routinen — habe ich mir einmal definierte Suchen abgespeichert und kann sie so schnell und sicher anwenden.

Aspektorientiertes Denken und Handeln

Informationen aspektorientiert abzulegen und wieder zu finden ist ein wichtiges produktivitäts- und erfolgsförderndes zmarTWay Grundkonzept.

Um Personen und Organisationen insgesamt ziel- und erfolgsorientiert(er) auszurichten, empfehle ich noch einen Schritt weiter zu gehen und sowohl strategische Maßnahmen und Entscheidungen als auch operative Tätigkeiten aspektorientiert zu organisieren.

Lassen Sie lineare und hierarchische Organisationsstrukturen hinter sich und organisieren Sie Ihre Informationen und Aktivitäten so wie Sie denken.

Konkret heißt das, neben Dokumenten und Informationen auch alle entscheidungs- und handlungsbezogenen Artefakte — z.B. Masterpläne, Visionen, Missionen, Strategien, Vorhaben, Aktivitäten, usw. — zu erfassen und mit aspektorientierten Attributen zu kennzeichnen.

Die geeignete Auswahl von Attributen bestimmt die spätere Effektivität der aspektorientierten Filterung bzw. Selektion von handlungs- bzw. entscheidungsrelevanten Artefakten.
Das in eindimensional strukturierten Aufgaben-Organisationssystemen oft verwendete Attribut »Termin« verliert dabei an Bedeutung gegenüber produktivitätssteigernd nutzbaren Attributen wie z.B. Ort, verfügbare Zeitspanne, anwesende Personen, vor allem aber auch Vorhaben und Ziele (Epics, Stories).

Der für die Kennzeichnung von Artefakten und die Erstellung von Such- bzw. Filterregeln anfallende Aufwand wird überkompensiert durch den Nutzen, wenn Sie z.B. schnell und effektiv alle an die Ihnen gegenübersitzende Person delegierten Aufgaben aufrufen können oder eine Liste aller offenen Punkte für ein Vorhaben vorlegen können, die seit dem letzten Review erfasst wurden. Insbesondere werden Sie in zielorientiertem und fokussiertem Denken und Handeln unterstützt, wenn Sie alle — aber nur die — Maßnahmen vor Augen haben, die Sie im Kontext eines Ziels erfasst haben.

Dieses spezifische und besonders wichtige zmarTWay Grundkonzept beleuchte ich in weiteren Beiträgen noch genauer.
Bei entsprechendem Interesse und Bedarf beschreibe ich auch die konkrete Umsetzung des Konzepts in der Praxis mittels geeigneter Hilfsmittel und Werkzeuge.

Aspektorientiertes Organisationsparadigma

Unter bestimmten Umständen kann es sinnvoll sein, das aspektorientierte Organisationsparadigma noch ganzheitlicher anzuwenden.

Konsequenterweise lassen sich nicht nur die Ablage und die Organisation von Aktivitäten aspektorientiert handhaben. Das aspektorientierte Paradigma lässt sich nahezu unbegrenzt anwenden — z.B. auch auf Organisationsstrukturen bzw. Aufbauorganisationen.

Die klassische hierarchische Aufbauorganisation hat sich über einen langen Zeitraum in vielen statischen Anwendungsfällen bewährt.
Ein immer dynamischer werdendes Umfeld und stetig steigende Anforderungen an Kundenorientierung, Flexibilität und Agilität von Organisationen stellen dieses etablierte System aber immer öfter vor große Herausforderungen.

Um sich in einem solchen Spannungsfeld schnell und wirksam auf jeweils aktuelle Situationen einstellen zu können, bietet sich auch hier ein aspektorientierter Ansatz an.

Eine aspektorientierte Organisationsstruktur zeichnet sich insbesondere durch Definition geeigneter Rollen aus, die nicht mehr zwingend 1:1 auf Personen abgebildet sind. Eine Person kann z.B. verschiedene Rollen parallel oder zu unterschiedlichen Zeiten wahrnehmen.

Projektorganisation

In Ansätzen wird so etwas häufig in Projektorganisationen praktiziert. Ein Mitarbeiter aus der Entwicklungsabteilung nimmt die Rolle des Projektleiters wahr, einer aus der Qualitätssicherung die Rolle des Testers, usw. So bilden sie aus dem Blickwinkel des Projekts eine sinnvolle und effektive Organisation, um das Projekt zum Erfolg zu führen.

Üblicherweise steht diese der statischen Aufbauorganisation überlagerte temporäre Organisation aber bzgl. Entscheidungen, Weisungen, Prioritäten usw. im Rang hinter der Linienorganisation. Diese sog. Matrix-Organisation verursacht in der Praxis oft Schwierigkeiten bei der Umsetzung ziel- und erfolgsorientierter Maßnahmen in den Projekten, falls sie nicht mit den Zielen und Befindlichkeiten der Linienorganisation im Einklang stehen.

In Organisationen, in denen nicht die Existenz einer Linienorganisation sonder eher die erfolgreiche Abwicklung von Projekten, das gewinnen von Aufträgen, genaue Marktkenntnis oder eine gute Beziehung zu Kunden und Lieferanten wichtige Aspekte einer erfolgreichen Tätigkeit sind, muss man kritisch hinterfragen, ob eine Organisationsstruktur nicht in erster Linie diese Aspekte und erst an zweiter Stelle statische interne Verwaltungsstrukturen abbilden sollte.

Aspektorganisation

Etliche meist jüngere Unternehmen haben dies erkannt, haben sich von starren hierarchischen Organisationsstrukturen und statischen Positionen verabschiedet und organisieren sich dynamisch so, wie es für die aktuelle Situation notwendig bzw. sinnvoll ist.
Warum sie damit erfolgreich(er) sind, liegt auf der Hand.

  • Aspektorientierung unterstützt die Fokussierung auf Ziele. Ziele verleihen Handlungen einen Sinn und aktivieren die magische »Warum-Kraft«.
  • Aspektorientierung unterstützt die Abgrenzung eines Handlungs- und Entscheidungsspielraums und ermöglicht dadurch die Übertragung von Kompetenzen, die autonomes und selbstbestimmtes Denken und Handeln fördern und dadurch inneren Antrieb erzeugen.
  • Aspektorientierung ermöglicht die flexible Zuordnung von Rollen zu Personen nach Maßgabe erfolgsrelevanter Kriterien. Jeder hat so die Chance, einen maßgeblichen Beitrag zum Erfolg zu leisten und dabei die Exzellenz in der Ausübung seiner Rolle weiter auszubauen.

Das menschliche Hirn arbeitet nicht strikt hierarchisch und linear. Unsere besten Ideen und größten Leistungen erzeugen wir durch sinnvolle Rekombination und Verknüpfung vorhandener und neuer Informationen und Impulse. Es geht um die dynamische Verbindung und gemeinsame Nutzung von Ressourcen, anstatt sie in statischen Strukturen zu trennen.

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