Effektivität und Erfolg vervielfachen mit dem Pareto-Prinzip

Pareto-Prinzip

Pareto-Prinzip

Durch zmarte Anwendung des weitbekannten Pareto-Prinzips lässt sich Ergebnis- und Erfolgswirksamkeit des eingesetzten Aufwands vervielfachen. Ich rate, die hier empfohlenen Konzepte zur Optimierung der Effektivität zu nutzen, um einerseits mehr und bessere Resultate zu erzielen und andererseits noch Ressourcen zur Steigerung Ihrer Zufriedenheit und Ihres Wohlbefindens frei zu haben.

Paretos 80:20-Regel

Vilfredo Pareto (1848 – 1923) war ein italienischer Ingenieur, Ökonom und Soziologe.
Neben der Pareto-Verteilung, dem Pareto-Diagramm und dem Pareto-Optimum ist auch das hier behandelte Pareto-Prinzip nach ihm benannt.

Pareto untersuchte ursprünglich einmal die Verteilung des Bodenbesitzes in Italien und fand dabei heraus, dass ca. 20% der Bevölkerung ca. 80% des Bodens besitzen. Auch weitere Untersuchungen von ähnlichen Zusammenhängen ergaben erstaunlich ähnliche Werte. Dies ließ ihn bereits damals eine Systematik vermuten, die heute als Pareto-Prinzip bzw. 80:20-Regel bekannt ist.

Natürlich handelt es sich keineswegs um einen allgemeingültigen Zusammenhang. Theoretisch ist auch jede andere Verteilung möglich. Übrigens auch solche, deren Summe ungleich 100 ist — z.B. wenn 50% der Ursachen bzw. Maßnahmen zu 90% der Wirkung führen.
Pareto hatte selbst schon erkannt, dass die Regel offenbar umso eher gilt, desto unabhängiger die Elemente des Systems voneinander sind.

In der Praxis treten aber tatsächlich häufig Zusammenhänge auf, die der 80:20-Regel zumindest sehr nahe kommen. Z.B:

  • Ca. 20% der Bevölkerung besitzen 80% des Weltvermögens.
  • Bei vielen Unternehmen werden ca. 80% des Umsatzes mit 20% der Produkte oder Kunden gemacht.
  • 20% der Websites im Internet machen ca. 80% des Datenvolumens aus.
  • Ca. 80% der Stadtbewohner eines Landes leben in 20% der Städte.
  • 80% der Zeit trägt man nur ca. 20% seiner Kleidungsstücke.

Allerdings existiert neben diesem empirischen tatsächlich auch ein mathematischer Hintergrund.
Teilt man eine Menge in zwei Teilmengen auf, spricht man in der Statistik von »Quantil«en. Quantile erlauben statistische Aussagen im Stile von „25% aller Frauen sind kleiner als 1,62 m“ (wobei 1,62 m hier das 25%-Quantil ist).
Der »Theil-Index« beschreibt in der Statistik die Wahrscheinlichkeit solcher Zusammenhänge, dass Ursachen bzw. Maßnahmen einer Menge A zu Wirkungen einer Menge B führen.
Für eine 50:50 Verteilung z.B. hat der Theil-Index den Wert 0. Knapp über der 80:20 Verteilung erreicht er den Wert 1 und steigt dann in Richtung der 100:0 Verteilung ins Unendliche an.

Besonders in jüngerer Vergangenheit findet die 80:20-Regel häufig als Management-Prinzip Anwendung.
Basierend auf der Erkenntnis, dass bei richtiger Verteilung der Prioritäten meist 80% der gewünschten Ergebnisse mit ca. 20% des gesamten Aufwands erreichen lassen, zielt das Prinzip auf eine Maximierung der Effektivität ab, indem man sich auf genau diese Ergebnisse konzentriert und die restlichen 20%, die die restlichen 80% des Aufwands ausmachen, möglichst eliminiert oder zumindest reduziert.

Effektivität und Effizienz

Ein großes Dilemma auf dem Weg zur Erfolgsoptimierung liegt darin, dass viel zu selten hinterfragt wird, was man eigentlich macht. Anstatt sich zu fragen, ob man die richtigen Dinge tut, um seinem Ziel näher zu kommen, wird viel zu oft zunächst die Effizienz in Frage gestellt und optimiert. Dabei ist es doch eigentlich ganz logisch, dass der gewünschte Erfolg selbst dann ausbleibt, wenn man zwar mit maximaler Effizienz arbeitet, aber sich eben nicht auf die wichtigen, zielführenden und erfolgsfördernden Dinge konzentriert.

Es ist sehr wichtig, den Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität zu verstehen und entsprechend zu handeln, um produktiver und damit erfolgreicher zu werden.
Effizienz ist ein Maß für die Wirtschaftlichkeit einer Tätigkeit. Sie bewertet die Sparsamkeit im Umgang mit limitierten Ressourcen zur Erreichung eines bestimmten Ergebnisses — z.B. als Quotient von Ergebnismenge und dafür aufgebrachtem Aufwand. Sie bewertet nicht den Wertbeitrag des erzielten Ergebnisses zur Erreichung eines bestimmten Ziels.
Effektivität (von lat. effectivus ‚bewirkend‘) hingegen ist ein Maß für Wirksamkeit von Maßnahmen bzw. Tätigkeiten im Hinblick auf ein zu erreichendes Ziel. Sie bewertet die Qualität und das Ausmaß der Erreichung eines angestrebten Ziels unabhängig vom dafür benötigten Aufwand — z.B. als Quotient von Ergebnis und Ziel. Sie beschreibt demnach den für den Erfolg wesentlichen Grad bzw. die Qualität der Zielerreichung.

Effizient zu sein heißt also, Dinge richtig zu machen ohne Ressourcen zu verschwenden. Effektiv zu sein heißt, die richtigen Dinge zu tun, um ein angestrebtes Ziel zu erreichen.
Es ist daher logisch, sich zunächst der Optimierung der Effektivität und erst dann der Verbesserung der Effizienz zu widmen. Jede Beschäftigung mit nicht oder nur in geringem Umfang ergebniswirksamen Maßnahmen — und wenn sie danach auch noch so effizient sind — ist Verschwendung wertvoller Ressourcen.

Erst die Kombination von hoher Effektivität (die richtigen Dinge machen) und optimierter Effizienz (die Dinge richtig machen) macht Menschen und Organisationen maximal produktiv und dadurch erfolgreich.

Keine Zeit zu haben, heißt falsche Prioritäten zu setzen

Wie oft hören wir die Klage „ich habe zu wenig Zeit“ und wie oft haben wir sie schon selbst geäußert? Und das, obwohl uns rational bewusst ist, dass jeder Mensch gleich viel Zeit hat — nämlich 24 Stunden jeden Tag. Nur nutzt nicht jeder diese Zeit gleich effektiv.

Wenn wir also sagen, wir hätten zu wenig Zeit, meinen wir, dass wir in der uns zur Verfügung stehenden Zeit nicht die gewünschten Ergebnisse erreicht haben. Der Quotient von Ergebnis und Ziel ist also zu klein. Es handelt sich somit eindeutig um ein Effektivitätsproblem.

Nach Pareto lässt sich die Effektivität am besten steigern, indem man sich auf die 20% der Maßnahmen konzentriert, die 80% der gewünschten Resultate generieren. Verschiebt man seinen Fokus oder weitet ihn auf die verbleibenden 80% der Maßnahmen aus, die nur noch 20% der gewünschten Ergebnisse produzieren, sinkt die Effektivität logischerweise merklich.

Mithin kann allen unter »Zeitmangel« leidenden nur geraten werden,

  • die 20% der Maßnahmen zu identifizieren, die 80% der Resultate generieren,
  • ihren Fokus primär auf diese Maßnahmen zu setzen und alle anderen Aktivitäten niedriger zu priorisieren sowie
  • diese Maßnahmen so effizient wie möglich durchzuführen.

Effektivität und Perfektion

Das hier gehaltene Plädoyer für die Fokussierung auf die wirklich wichtigen und wirksamen Dinge soll keineswegs eine Aufforderung zur Unvollständigkeit, Mangelhaftigkeit oder Schlampigkeit sein.

Es macht nicht erfolgreich, zufrieden und glücklich, ein angestrebtes Ziel nur zu 80% erreichen. Das ist auch nicht die Botschaft, die ich hier vermitteln will. Es geht darum, 100% der wirklich wichtigen und erfolgswirksamen Ziele zu erreichen und darüber hinaus noch weitere Ressourcen zur Verfügung zu haben. Es geht darum, mit sinnvoller Planung, Gewissenhaftigkeit und Besonnenheit Ziele zu erreichen, die ansonsten nicht hätten erreicht werden können und trotzdem noch Zeit und Kapazität für darüber hinaus gehende Aktivitäten übrig zu haben.

Es geht nicht um Perfektionismus. Es macht keinen Sinn, Aufwand in Aktivitäten zu investieren, die das Ergebnis nicht mehr sinnvoll verbessern können. Perfektionismus steht im Widerspruch zu Effektivität und damit zu Erfolg.
Die Fokussierung auf wirklich wichtige und erfolgswirksame Dinge resultiert in einem perfekten Ergebnis, da es unter den gegebenen Randbedingungen (z.B. Zeit, Ressourcen) nicht besser gemacht werden kann.

Unterschiedliche Maßnahmen haben unterschiedlich starke Auswirkungen auf das angestrebte Ergebnis. Die Ergebniswirksamkeit einzelner Maßnahmen korreliert nicht zwingend mit den zur Umsetzung der Maßnahmen aufzuwendenden Ressourcen (z.B. Aufwand, Zeit, Geld, Energie). Sinnvoll gewählte ‚kleine‘ Maßnahmen können Sie weiter in Richtung Ihres angestrebten Ziels voranbringen als unbedacht angegangene aufwändige Initiativen.

Vermutlich kennen Sie die Anekdote vom »Pickle Glass Experiment« bzw. »Jar of Life«, in der ein Professor seinen Studenten die Bedeutung von Priorisierung und Fokus im Hinblick auf Ergebniswirksamkeit anschaulich nahe bringt.

Ein Philosophieprofessor steht vor seinen Studenten und hat ein großes leeres Glas vor sich. Er füllt es bis zum Rand mit großen Steinen. Anschließend fragt er die Studenten, ob das Glas ihrer Ansicht nach voll sei. Die Studenten bejahen dies.

Der Professor holt eine Schachtel mit Kieselsteinen unter dem Tisch hervor und schüttet sie in das Glas. Die Kieselsteine verteilen sich in den Zwischenräumen zwischen den großen Steinen. Erneut fragt er die Studenten, ob das Glas nun voll sei. Wieder stimmen sie — nun schmunzelnd — zu.

Nun holt der Professor eine Schachtel mit Sand unter dem Tisch hervor und schüttet sie in das Glas. Der Sand füllt die letzten Zwischenräume im Glas aus. Die nun lachenden Studenten bestätigen erneut, dass das Glas nun voll sei.

Nachdem wieder Ruhe eingekehrt ist, erläutert der Professor: „Ich möchte dass Sie erkennen, dass dieses Glas wie Ihr Leben ist. Die großen Steine repräsentieren die wirklich wichtigen Dinge, die Ihr Leben ausfüllen, selbst wenn nur sie da wären. Z.B. Ihre Gesundheit, Ihre Partner und Ihre Kinder. Die Kieselseine repräsentieren weitere wichtige Dinge, wie z.B. Ihre Arbeit oder Ihr Zuhause. Obwohl sie auch einen wichtigen Platz einnehmen, könnten sie Ihr Leben nie völlig ausfüllen. Der Sand symbolisiert die vielen kleinen unwichtigen Dinge in Ihrem Leben. Z.B. die vielen Telefonate, E-Mails, Routine-Aufgaben, Unterbrechungen, Ablenkungen, usw.“

Und mit erhobener Hand führt er weiter aus: „Hätte ich zuerst den Sand oder die Kieselsteine eingefüllt, wäre es mir nicht mehr gelungen, alle großen Steine in das Glas zu bekommen. So verhält es sich auch in Ihrem Leben. Wenn Sie zuerst Zeit und Energie für die kleinen Dinge aufwenden, haben Sie für die großen keine mehr. Fokussieren Sie zunächst auf die wirklich wichtigen Dinge. Nehmen Sie sich Zeit für Ihre Familie und achten sie auf ihre Gesundheit. Es wird Ihnen danach noch genügend Zeit und Energie für Arbeit, Haushalt, Parties usw. bleiben. Andersherum wird es nicht funktionieren.“

Am Ende des Unterrichts holt der Professor dann noch eine Flasche Bier unter dem Tisch hervor und schüttet sie ebenfalls noch in das Glas. Es füllt den zwischen den Sandkörnern noch verbliebenen Raum aus. Und er schließt mit der Moral: „Egal mit wie vielen wichtigen, weniger wichtigen und unwichtigen Dingen Sie sich in Ihrem Leben herumschlagen — es bleibt immer noch Platz für ein Bierchen.“

Fokussieren, eliminieren, automatisieren und delegieren

Welches sind nun aber die 20% der Maßnahmen, auf die man sich konzentrieren sollte, um die optimale Erfolgswirksamkeit zu erreichen?

  • Führen Sie sich die zu erreichenden Ziele genau vor Augen und analysieren Sie, welche Maßnahmen wirklich wirksam in ihre Richtung führen. Konzentrieren Sie sich auf diese Maßnahmen und messen Sie allen anderen zunächst keine Priorität bei.
  • Analysieren Sie bereits initiierte und geplante Maßnahmen auf Ihre Wirksamkeit in Richtung des angestrebten Ziels. Eliminieren Sie alle Maßnahmen, deren konkreten Beitrag zur Zielerreichung Sie nicht erkennen bzw. erklären können.
  • Versuchen Sie, möglichst viele der noch verbliebenen Maßnahmen zu automatisieren — vor allem wenn es sich dabei um wiederkehrende Routinen handelt. Es gibt heutzutage eine Vielzahl hilfreicher Produkte, die dabei helfen können, wiederkehrende Arbeitsabläufe und Prozesse sinnvoll zu automatisieren.
  • Identifizieren Sie aus den verbleibenden Maßnahmen alle, die nicht zwingend an die Erledigung durch Ihre Person gebunden sind. Versuchen Sie dies sachlich und neutral zu bewerten — auch wenn es dabei um Tätigkeiten geht, die Ihnen persönlich Spaß machen oder aus denen Sie einen nicht direkt dem Ziel zuträglichen Nebennutzen ziehen. Erfahrungsgemäß gibt es tatsächlich ziemlich wenige Tätigkeiten, die nur von einer einzigen bestimmten Person durchgeführt werden können. Nehmen Sie sich nur diese kleine Menge selbst vor und delegieren Sie alle übrigen Aktivitäten an geeignete Partner, Mitarbeiter oder Auftragnehmer. Seien Sie sich aber darüber im Klaren, dass sowohl die Auswahl geeigneter Delegationsempfänger als auch die Spezifikation der zu übertragenden Aufgabe gewisse Herausforderungen darstellen, auf die ich in einem separaten Beitrag noch genauer eingehe.

Fünf Schritte zur Vervielfachung der Effektivität

Was bringt nun die Konzentration auf die 20% der Maßnahmen, die 80% der Resultate generieren?
Zunächst einmal logischerweise 80% freie Kapazität, die man anderweitig nutzen kann.

Z.B. könnte man vier zusätzliche vergleichbare Vorhaben parallel gleich weit bringen, für die vorher gar keine Kapazität zur Verfügung stand.
Insgesamt fünf Vorhaben mit jeweils 80% der Resultate ergeben insgesamt die vierfache Menge an Resultaten im Vergleich zur Konzentration aller Energie auf nur ein Vorhaben (5 x 20% = 100% Aufwand produziert 5 x 80% = 400% Resultate).

Ich würde Ihnen jedoch eher raten, wenigstens einen Teil der frei werdenden Energie anderweitig — nicht notwendigerweise produktiv — zu nutzen. Widmen Sie sich Themen, die sich positiv auf die Stimmung und das Wohlbefinden auswirken und endschleunigen Sie sich bzw. Ihre Organisation.

Wenn Sie sich z.B. dazu entscheiden, ein Sie bisher vollständig auslastendes Vorhaben nach der 80/20-Regel zu organisieren und parallel zusätzlich zwei vergleichbare Vorhaben angehen, bleiben Ihnen immer noch 40% der ursprünglichen Kapazität zur freien Verfügung, obwohl sie mehr als doppelt so viel Resultate erzielen als zuvor (3 x 20% = 60% Aufwand produziert 3 x 80% = 240% Resultate).

Visionen für Masterpläne

Für die Ihnen am wichtigsten erscheinenden Aspekte haben Sie sinnvollerweise bereits Masterpläne angelegt. Falls nicht, kann ich nur empfehlen, dies zu tun.

Masterpläne sind die höchste und abstrakteste Ebene zur Organisation von Vorhaben, Verantwortungsbereichen, Dingen usw. Es ist daher auch höchst effektiv, auf dieser Ebene mit der Selektion der aktuell im Fokus stehenden 20% anzufangen. Eliminieren, automatisieren, delegieren oder pausieren Sie 80% Ihrer aktuellen Masterpläne und konzentrieren Sie sich auf die verbleibenden 20%.
Das heiß natürlich nicht, dass sich diese selektierten 20% nie wieder ändern können. Überprüfen Sie Ihren Fokus in regelmäßigen Abständen. Möglicherweise wurde zwischenzeitlich einer der im Fokus stehenden Masterpläne beendet oder es haben sich Rahmenbedingungen so geändert, dass eine Anpassung des Fokus notwendig oder sinnvoll ist.

Definieren Sie Visionen für Ihre selektierten Masterpläne.

Fokus auf die wichtigsten Missionen

Aus den formulierten Visionen lassen sich nun Missionen ableiten. Besonders schnell und einfach geht dies, wenn Sie das z.B. mittels einer SWOT Analyse machen.

Von den so identifizierten Missionen filtern Sie nun wiederum die 20% heraus, die den wirksamsten Beitrag zum Erfolg bzw. zum angestrebten Ziel leisten. Eliminieren, automatisieren und delegieren sie die restlichen 80% möglichst.
Überprüfen Sie auch diesen Fokus in regelmäßigen Abständen und passen Sie ihn gegebenenfalls an.

Auf die wirksamsten Strategien konzentrieren

Für die im Fokus stehenden Missionen (was erreicht werden soll) formulieren Sie nun geeignete Strategien (wie es erreicht werden soll).

Auch hier wieder: fokussieren, eliminieren, automatisieren, delegieren. Und regelmäßig checken bzw. anpassen.

In handhabbare Ziele herunterbrechen

Legen Sie nun Umsetzungskonzepte für die selektierten Strategien fest. Initiieren Sie z.B. Projekte oder Kampagnen und definieren Sie konkrete Umsetzungsziele in Form von Epics bzw. Stories.

Überprüfen Sie jedes der festgelegten Ziele im Hinblick auf seinen Wert- und Erfolgsbeitrag und konzentrieren Sie sich wiederum auf die wichtigsten 20%. Eliminieren, automatisieren oder delegieren Sie den Rest möglichst und überprüfen Sie Ihren Fokus wiederum von Zeit zu Zeit.

Die effektivsten Maßnahmen Umsetzen

Selektieren Sie zu Beginn jedes Sprints zu realisierende Stories und planen Sie zu deren Abarbeitung bzw. Erreichung notwendige und sinnvolle Aufgaben.

So können Sie sich sicher sein, dass sie bei jeder Aufgabe wissen, warum Sie sie durchführen und welchen Nutzen sie zu Ihren übergeordneten Zielen und Plänen beiträgt.
Sie wissen auch, dass es zu diesem Zeitpunkt keine anderen sinnvolleren Aufgaben gibt, die Sie statt dessen ausführen könnten. Sie haben über dieses Konzept die erfolgswirksamsten Aufgaben selektiert, die innerhalb des Sprints bearbeitet werden können. Ein Zögern oder Umplanen ist an dieser Stelle nicht angebracht. Sie können sich voll auf die Abarbeitung Ihrer Aufgaben konzentrieren und brauchen sich von nichts ablenken zu lassen. Nur falls die für den kurzen Zeitraum eines Sprints als stabil angenommen Rahmenbedingungen sich derart rasch und drastisch ändern, dass die angestrebten Ergebnisse des Sprints ihren Wert verlieren, wäre es sinnvoll, den Sprint abzubrechen und eine entsprechende Umplanung vorzunehmen. Das sollte jedoch durch die entsprechend gewählte Sprint-Dauer und die gewissenhafte Festlegung der Visionen, Missionen und Ziele die absolute Ausnahme sein.

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