Machen Sie’s wie Eisenhower: Effektiv durch Priorisierung

Eisenhower-Prinzip

Eisenhower-Prinzip, Eisenhower-Matrix oder Eisenhower-Methode

Im Beitrag Effektivität und Erfolg vervielfachen mit dem Pareto-Prinzip habe ich intensiv darauf hingewiesen, dass keiner von uns all das tun kann, was er alles tun könnte. Die Kunst besteht demnach darin, eine sinnvolle ergebnis- und erfolgswirksame Auswahl an realistisch umsetzbaren Maßnahmen zu treffen. Im Beitrag zu Paretos 80:20-Regel habe ich dafür plädiert, sich auf die 20% der Maßnahmen zu konzentrieren, die 80% der möglichen Resultate liefern. Doch wie identifiziert man nun die richtigen 20%?

Wichtig und dringend

Die wesentlichen Kriterien zur Selektion von Maßnahmen sind Wichtigkeit und Dringlichkeit.

Dringlichkeit

Die Definition der Dringlichkeit ist relativ einfach und lässt kaum Interpretationsspielraum.
Die Dringlichkeit ist umso größer, je kleiner der Zeitraum zwischen dem aktuellem Zeitpunkt und dem Zeitpunkt der Fälligkeit abzüglich der Bearbeitungsdauer ist.
Die Dringlichkeit verändert sich demnach kontinuierlich.

An dieser Definition erkennt man leicht, dass die Dringlichkeit keinen direkten Bezug zu zu erreichenden Zielen oder erfolgsfördernden Ergebnissen hat und daher alleine kein geeignetes Selektionskriterium für die Auswahl zielführender Maßnahmen ist.
Hüten Sie sich also z.B. vor nach Fälligkeitsdatum sortierten Todo-Listen. Damit allein werden Sie Ihre Ziele nicht effektiv erreichen und sehr wahrscheinlich nicht die erfolgswirksamsten 20% aller möglichen Aktivitäten durchführen.

Aber vernachlässigen kann man die Dringlichkeit natürlich auch nicht. Oft sind Fristen und Fälligkeiten von außen vorgegebene Randbedingungen, deren Versäumen wesentlichen negativen Einfluss auf ein Vorhaben haben kann und so der Zielsetzung und Erfolgsorientierung entgegenwirkt.
Insbesondere solche erfolgsverhindernden Versäumnisse von Fälligkeiten sind nach Möglichkeit zu vermeiden. Daher muss die Dringlichkeit bei der Selektion erfolgskritischer Maßnahmen berücksichtigt werden.

Wichtigkeit

Die Wichtigkeit einer Aktivität wird bestimmt durch ihren Beitrag zur Zielerreichung. Je wirksamer eine Aktivität im Hinblick auf die Erreichung eines angestrebten Ziels ist, desto wichtiger ist sie.

Ein guter Test für die Wichtigkeit einer Aktivität ist die Frage nach dem Warum. Insbesondere bei der Priorisierung aber auch bei der Durchführung von Aktivitäten sollte Ihnen klar sein, warum Sie es tun. Falls Sie die positive Wirkung bzw. den Nutzen der Maßnahme im Hinblick auf die Erreichung eines angestrebten Ziels nicht erklären können, ist die Wichtigkeit gleich Null.
Im Umkehrschluss ist die Wichtigkeit umso höher, je essentieller das Ergebnis einer Aktivität für die Erreichung eines angestrebten Ziels ist.

Konzentrieren Sie sich bei der Planung von Aktivitäten möglichst auf solche, für die Sie die positive Wirkung auf das angestrebte Ergebnis möglichst konkret vorhersagen können.

Priorisieren nach Eisenhower

Der ehemalige Journalist, General und Präsident der Vereinigten Staaten Dwight D. Eisenhower (1890 – 1969), hat Überlieferungen zufolge seine Aktivitäten nach einem bestimmten System priorisiert. Diese ihm zugeschriebene Systematik ist heute als Eisenhower-Prinzip, Eisenhower-Matrix oder Eisenhower-Methode bekannt. Einen Beleg für seine Urheberschaft gibt es meines Wissens allerdings nicht.

Kernkonzept der Systematik ist die Betrachtung der zwei wesentlichen Dimensionen Wichtigkeit und Dringlichkeit bei der Priorisierung von Aktivitäten.
Eisenhower hat die einfachste Form der Klassifizierung gewählt, nämlich lediglich die Unterscheidung von wichtig und unwichtig sowie von dringend und nicht dringend.
Dadurch ergeben sich 4 diskrete Prioritäten:

  • Priorität A: wichtig und dringend
  • Priorität B: wichtig aber nicht dringend
  • Priorität C: nicht wichtig aber dringend
  • Priorität D: nicht wichtig und nicht dringend

Offenbar hat Eisenhower seiner Zeit entsprechend jede Aktivität auf Papier festgehalten und Papierstapel entsprechend der o.g. Prioritäten gebildet.

Für die Abarbeitung der Stapel hat er sich folgende Regeln definiert:

  • Priorität A: sofort selbst erledigen
  • Priorität B: terminieren und selbst erledigen
  • Priorität C: delegieren
  • Priorität D: nicht bearbeiten / Papierkorb

Dieses Konzept stellt eine einfache und wirkungsvolle Hilfe dar, um eine (zu) große Menge an möglichen Aktivitäten so zu bearbeiten, dass am Ende das bestmögliche Ergebnis erzielt wird, weil die Aktivitäten ihrer Wirksamkeit entsprechend priorisiert werden.

Prioritäten setzen heißt auswählen, was liegenbleiben soll.
— Helmut Nahr

Verfeinerung / Erweiterung

Natürlich ist es möglich, das Konzept z.B. durch weitere Abstufungen zwischen wichtig und unwichtig, dringend und nicht dringend weiter zu verfeinern. Man muss sich dabei allerdings darüber im Klaren sein, dass dies auch die Komplexität und damit den Aufwand für die Handhabung des Systems selbst wiederum erhöht.

Ich empfehle eher, bei der Zuordnung von Prioritäten besonnen und gewissenhaft vorzugehen und folgende weiter gehende Regeln zu berücksichtigen:

  • Überprüfen Sie zunächst, ob eine Aktivität wirklich durchgeführt werden muss.
    Machen Sie Priorität D zu Ihrer Standard-Priorität. Nur falls Sie nachvollziehbar erklären können, warum Sie die Aktivität durchführen wollen oder müssen, handelt es sich nicht um Priorität D. Damit eliminieren Sie bereits im ersten Schritt alle nicht wesentlich ergebniswirksamen und damit unnötigen Aufwände. Scheuen Sie sich nicht, zu solchen Aktivitäten nein zu sagen bzw. sie im Papierkorb zu entsorgen.
  • Überprüfen Sie als nächstes, ob sich die Aktivität automatisieren lässt.
    Im Unterschied zu Eisenhowers Zeit lassen sich heutzutage zahlreiche Aktivitäten mittels technischer Hilfsmittel automatisieren. Unterschätzen Sie nicht, welche Produktivitätssteigerung sich durch Nutzung zeitgemäßer Technologien (nach Investition eines gewissen initialen Aufwands) realisieren lässt. Da Automatisierung mit der Delegation an ein technisches System gleichzusetzen ist, handelt es sich bei derartigen Aktivitäten um solche der Priorität C.
  • Überprüfen Sie dann, ob sich die Aktivität delegieren lässt.
    Dazu gehören insbesondere Dinge, die andere besser, effektiver oder effizienter erledigen können als man selbst. Auch stetig wiederkehrende Routine-Aufgaben sind gute Kandidaten für Priorität C. Beim Delegieren sind allerdings einige wichtige Grundsätze zu beachten. Z.B. sollten Sie sich über die Kompetenz der Bearbeiter im Klaren sein, um unliebsame Überraschungen zu vermeiden. Weitere Details hierzu behandle ich in einem separaten Beitrag.
  • Im letzten Schritt brauchen Sie nur noch zu entscheiden, ob die wichtige Aktivität unverzüglich durchgeführt werden muss oder zu einem späteren Zeitpunkt durchgeführt werden kann.
    Erstere werden mit Priorität A, letztere der Priorität B eingestuft.

Tun

Nun haben Sie eine sinnvolle und nachvollziehbare Priorisierung der Aktivitäten vorgenommen und können sich an die Umsetzung machen.
Natürlich hat eine sinnvolle Selektion und Priorisierung zu erledigender Aufgaben enormen Einfluss auf das resultierende Ergebnis — aber ohne die geplanten Aktivitäten wirksam umzusetzen, wird es kein Ergebnis geben.

  1. Bearbeiten sie zunächst alle Aktivitäten der Priorität A.
  2. Legen Sie dann geeignete Bearbeitungszeitpunkte für Aktivitäten der Priorität B fest (und lassen Sie sich bei Fälligkeit möglichst automatisiert daran erinnern).
  3. Machen Sie sich dann an die Automatisierung und Delegation der Priorität C Aktivitäten (und merken Sie sich die Überprüfung der erwarteten Ergebnisse vor).
  4. Aktivitäten der Priorität D lehnen Sie wie erläutert ab, ignorieren oder entsorgen sie.

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